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Comment bien organiser un évènement ?

Dernière mise à jour le 23/05/2018
Photo by Thomas AE on Unsplash

L’événementiel est un outil de communication efficace qui permet d’établir un contact direct avec un public. Cependant organiser un événement demande du temps, de la recherche et un budget équilibré pour répondre aux attentes de vos commanditaires. Que vous organisiez un événement privé ou qu’il s’agisse d’un événement professionnel ou associatif, voici pour vous quelques astuces qui vous aideront à en faire une réussite.

Une bonne planification pour bien commencer

Le brainstorming est la première étape qui vous aidera à établir vos priorités. Vous en profiterez pour définir la nature et les objectifs de votre événement afin de prendre les bonnes décisions. Souhaitez-vous faire connaitre votre entreprise ? Agrandir votre réseau ? Développer le financement de votre association ? Organiser un mariage qui sort de l’ordinaire ? En répondant à ces questions, il vous sera plus facile de cibler votre public et de répondre à ses attentes.

Fête en plein air
Photo by jens johnsson on Unsplash

Ensuite, vous pouvez vous questionner sur le lieu et le format de votre événement selon le budget dont vous disposez. Petit jardin privé, salon professionnel, petit-déjeuner business ou même soirée networking, ce ne sont pas les possibilités qui manquent ! Cependant, n’oubliez pas que le choix du lieu devra être en accord avec le nombre d’invités et le type d’événement que vous organisez.

On reste organisé !

Une fois la planification terminée, l’organisation peut commencer ! Vous devrez tout d’abord définir un programme. Celui-ci inclut aussi bien l’accueil des participants que le timing des différentes activités. Le programme doit être minutieusement préparé afin que les invités puissent comprendre clairement l’objectif de l’évènement. Pour cela, la création d’un rétro-planning précis pourra être d’une grande aide.

Vous pourrez ainsi lister et planifier les différents intervenants ou éléments de votre événement dans le temps. Surtout, assurez-vous bien que le timing soit précis afin que les participants ne s’ennuient pas et que tout se déroule sans soucis.

Ballons festifs
Photo by Sofiya Levchenko on Unsplash

Une petite touche d’identité personnelle

Votre évènement est comme une nouvelle marque que vous souhaitez promouvoir. Qu’il s’agisse de promouvoir une start-up ou d’organiser un mariage, créer une identité forte est important pour rester dans les mémoires. Pour cela, le branding est un outil idéal. Vous pouvez par exemple personnaliser votre évènement en exposant de manière subtile vos visuels ou logo sur des banderoles, des stylos ou carnets et même des gobelets et pots en carton comme en propose ce site. Le tout instaurera un attachement du public, créera une atmosphère propice au développement des relations et vous permettra de rester dans les mémoires des différents participants.

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